Reglas del Servicio de Certificación

 

1. OBJETO


Determinar las pautas generales que se deben cumplir por parte de los partícipes directos e indirectos en la aplicación del esquema de certificación desarrollado por el organismo para evaluar la conformidad y cumplimiento de los requisitos de competencia, y los lineamientos de la norma NTC-ISO/IEC 17024:2013.


2. ALCANCE


Este procedimiento es definido con referencia al alcance de la certificación, y es aplicable a todos los procesos determinados por el organismo en función del esquema.


3. REFERENCIAS NORMATIVAS


Las siguientes Normas son utilizadas como referencias en los procesos de certificación de personas: NORMA NTC ISO IEC 17024:2013. NORMA SECTORIAL DE COMPETENCIA LABORAL SEGÚN EL ALCANCE SOLICITADO


4. DEFINICIONES


APELACIÓN: Solicitud presentada por un solicitante, candidato o persona certificada, para reconsiderar cualquier decisión adversa tomada por el organismo de certificación relacionada con el estado de certificación deseado.
CALIFICACIÓN: Educación, formación y experiencia laboral demostrada, cuando sea aplicable.
CANDIDATO: Solicitante que ha cumplido los requisitos previos especificados, permitiendo su participación en el proceso de certificación.
CERTIFICADO DE CONFORMIDAD: Documento escrito que asegura que una persona ha sido calificada
según los requisitos de una norma, documento técnico, emitido según las cláusulas del presente procedimiento.
COMPETENCIA: Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y/o habilidades y, cuando corresponda, atributos personales demostrados, como se define en el esquema de certificación.
ESQUEMA DE CERTIFICACIÓN: Competencia y otros requisitos relacionados con las categorías de ocupaciones especificas o habilidades de personas.
EVALUACIÓN: Proceso que evalúa el cumplimiento de una persona con los requisitos del esquema, que conduce a una decisión de certificación.
EXAMEN: Mecanismo que es parte de la evaluación, que mide la competencia de un candidato por uno o varios medios tales como medios escritos, orales, prácticos y por observación.
EXAMINADOR: Persona competente para llevar a cabo y calificar un examen, cuando el examen requiere juicio profesional.
ONAC: Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.
PROCESO DE CERTIFICACIÓN Todas las actividades mediante las que un organismo de certificación establece que una persona cumple con los requisitos de competencia especificados, que incluyen la solicitud, la evaluación, la decisión sobre la certificación, la vigilancia y la renovación de la certificación, el uso de certificados y logotipos/marcas.
QUEJA: Solicitud, en el ámbito de la evaluación de la conformidad, distinta de una apelación, presentada por una organización o persona a un organismo de certificación, de acción correctiva relacionada con las actividades de dicho organismo o con las de cualquiera de sus clientes. REQUISITOS DE CERTIFICACIÓN: Conjunto de requisitos especificados, incluidos los requisitos del esquema, que se deben cumplir con el fin de establecer o mantener la certificación.


5. POLÍTICAS DEL ORGANISMO


Las políticas del organismo enmarcan las directrices y pautas generales de comportamiento y actuación frente a los diferentes elementos que componen el Proceso de Certificación, es así como cada uno de los integrantes del equipo interdisciplinario es responsable de cumplirlas a cabalidad salvaguardando en todo momento los principios de Imparcialidad, Confidencialidad e Igualdad. Las políticas para consulta se encuentran en el Manual de Gestión del sistema de gestión, en la página de internet y están publicadas a la vista de todo el público sin solicitud previa en las instalaciones del organismo.


6. ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN


El alcance de la certificación está definido por los requisitos de competencia que deberán demostrar los candidatos al momento de aplicar las evaluaciones, los criterios de conformidad están dados por el cumplimiento y demostración de los conocimientos necesarios en las Normas Sectoriales de Competencia Laboral para las cuales el solicitante aspira a ser certificado y de acuerdo al alcance de la certificación desarrollado por el organismo.


7. PROCESO DE CERTIFICACIÓN


7.1 SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN El solicitante debe:
Presentar su documento de identidad original, completar un formulario de Solicitud y anexar al él las certificaciones laborales que demuestren que cuenta con al menos seis (6) meses de experiencia laboral en funciones relacionadas con las Normas Sectoriales de Competencia Laboral de referencia para el alcance solicitado.
7.2 PROGRAMACIÓN Si se cumplen los pre-requisitos (ver solicitud), pasará de ser un SOLICITANTE a ser un CANDIDATO a la certificación y podrá acceder al proceso de Evaluación. Para esto, un funcionario de AIEX S.A.S. se comunicará con la persona (en un tiempo no mayor a tres (3) días a partir de la Inscripción), para programar la realización de las Evaluaciones de Conocimientos desarrolladas en el esquema y según el alcance solicitado.
7.3 EVALUACIÓN AIEX S.A.S. evalúa a los candidatos que buscan obtener una certificación de personas mediante el desarrollo de dos (2) evaluaciones: Una Evaluación Teórica que mide el nivel de conocimientos generarles y específicos en relación a la Normatividad de referencia y Una Evaluación Práctica (Casuística) que determina sus habilidades y pericias frente a situaciones típicas que suelen presentarse al desempeñarse laboralmente de acuerdo a las directrices de las Normas Sectoriales de Competencia Laboral objeto de la certificación. Las dos evaluaciones se realizan de forma manual o digital según la solicitud y disponibilidad de los recursos y serán monitoreadas por un examinador/supervisor. Nota: Si el candidato no alcanza el umbral mínimo establecido por el organismo para acceder a la certificación (mínimo 70 puntos en Total), cuenta con noventa (90) días calendario para aplicar nuevamente el proceso de evaluación (Examen supletorio) y así poder determinar el cumplimiento o incumplimiento de los requisitos de conformidad. En caso de reprobar nuevamente se negará la certificación y deberá iniciar de nuevo el proceso si es que requiere ser evaluado nuevamente cancelando las tarifas para el nuevo proceso.
7.4 DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN Un Comité independiente revisa de manera imparcial los resultados de las evaluaciones y de los guarismos resultantes para cada elemento de competencia que se compone integralmente con las Normas Sectoriales de Competencia Laboral de referencia para el alcance de la certificación; y toma la decisión con respecto a Otorgar, Mantener en espera o Denegar la Certificación. Es mandatorio aprobar las evaluaciones con 70 puntos o más en la nota final para otorgar la certificación. En caso de que se cumplan con los requisitos del esquema y puntaje mínimo requerido se entregara un certificado de conformidad con una vigencia para su utilización la cual se registrara en el certificado entregado. Nota: En caso de obtener un puntaje menor de 70 puntos, se genera un informe de NO conformidad y el candidato tendrá noventa (90) días calendario a partir de la fecha de aplicación del esquema para presentar de nuevo los exámenes. Si reprueba esta nueva evaluación, se declara NO conforme y deberá iniciar el proceso desde la solicitud y pagar de nuevo el proceso de evaluación.

8. SUSPENSIÓN O RETIRO DE LA CERTIFICACION


La certificación otorgada es susceptible de ser suspendida durante un período de máximo tres (3) meses o retirada definitivamente por AIEX S.A.S., cuando se evidencie que la persona certificada ha hecho uso indebido o ilegal del Certificado de conformidad; o se hayan incumplido las cláusulas especiales para su utilización. Los Estados “SUSPENDIDO” y “RETIRADO”, al igual que “VENCIDO”, serán publicados por AIEX S.A.S en la página de internet del organismo para consulta de las partes interesadas que lo requieran.

9. CONSULTA DE CERTIFICACIONES


Si requiere consultar si una certificación se encuentra vigente y el alcance de la misma, por favor realice su solicitud a través de la página web www.aiex.com.co en el link: “Consulte su certificado”.

10. DERECHOS DE LOS SOLICITANTES, CANDIDATOS Y PERSONAS CERTIFICADAS:

 Todo solicitante tiene el derecho a ser admitido al proceso de evaluación para poder obtener su certificado de competencias. Salvo cuando por vía oral o escrita el organismo exprese que, por condiciones excepcionales, tales como el idioma, incumplimiento de los prerrequisitos, limitaciones físicas o de infraestructura, fuerza mayor y/o casos fortuitos, no esté en disponibilidad de prestarle los servicios de evaluación y certificación, en este caso se debe dejar evidencia escrita de la no competencia del organismo la cual deberá ser aceptada y avalada por el solicitante a través de su rúbrica.
 No existirán condicionamientos para la aplicación al esquema de certificación que no sean propios y exclusivos de los requisitos que deben cumplir los solicitantes a la certificación, especificados en este documento. No se negará el acceso a ninguna persona siempre y cuando cumpla las condiciones definidas en los prerrequisitos del esquema.
 Toda persona tiene derecho a ser admitida para aspirar al proceso de evaluación, sin recibir un trato discriminatorio y sin exclusiones, siempre y cuando cumpla con los requisitos para poder aplicar al proceso de evaluación y certificación y presente su documento de identidad original (cedula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cedula de extranjería o pasaporte), el cual será utilizado para registrarlo en el(los) sistema(s) operativo(s) y asignarle un numero único de identificación dentro del sistema.
 Toda persona tiene el derecho a conocer el esquema de certificación previo a la aplicación del mismo, esta información debe contener aspectos relevantes tales como: Alcance, Tarifas, Derechos y deberes, Criterios de ampliación o reducción del alcance, Políticas de seguridad, Tratamiento de quejas, reclamos y/o apelaciones, Contingencias, Fuerza mayor, Disposiciones generales y la demás información que se considere relevante para conocimiento del solicitante.
 Todo candidato tiene el derecho a conocer los resultados parciales y totales en la aplicación de su esquema de certificación y a recibir toda la información pertinente respecto de sus evaluaciones (exámenes).
 Los examinadores y todo el personal administrativo e interdisciplinario de AIEX S.A.S., que participan directa e indirectamente en el proceso de evaluación y certificación están en la obligación de ofrecer a todos los solicitantes, candidatos y personas certificadas un trato imparcial, objetivo y respetuoso durante todo el proceso de aplicación del esquema.
 De acuerdo a los requerimientos de la normatividad legal, jurídica y técnica y la norma técnica internacional ISO/IEC 17024 en su versión más actualizada, AIEX S.A.S. es responsable de mantener la confidencialidad y proveer la seguridad necesaria para garantizar la confianza en la reserva de los datos de los solicitantes, candidatos y/o personas certificadas, así como de los resultados parciales y totales de las evaluaciones practicadas y certificados otorgados.
 El candidato tiene derecho a aplicar las evaluaciones para obtener el certificado de competencias, sin afectar los principios de imparcialidad dentro del esquema de certificación del organismo. En caso de presentarse algún conflicto de interés durante el proceso, el organismo tiene la obligación de tomar las medidas y realizar las actividades pertinentes para salvaguardar la objetividad del proceso de evaluación y certificación.
 El candidato tiene el derecho a finalizar y conocer el resultado del proceso de evaluación y certificación. Así mismo toda persona tiene derecho a manifestar sus quejas, reclamos y/o apelaciones sobre la aplicación del esquema de certificación y resultados obtenidos en las evaluaciones, caso en el cual, AIEX S.A.S., tendrá la obligación de resolvérselas en el menor tiempo posible de acuerdo a las disposiciones y documentación interna.
 La validez del Certificado de cumplimiento de requisitos de competencias será aceptada en los términos del alcance otorgado y será utilizado única y exclusivamente para los fines enmarcados en la ley nacional y para los efectos que esta designe.
 Todo proceso de evaluación y certificación será tomado bajo evidencia objetiva.

11. DEBERES DE LOS SOLICITANTES, CANDIDATOS Y PERSONAS CERTIFICADAS:

 Es deber de todo solicitante cumplir estrictamente con los requisitos “sine qua non” (Condición sin la cual no) estipulados para aplicar el esquema de certificación según el alcance definido en este documento, en caso de que el solicitante incumpla alguno(s) de los condicionamientos previos definidos AIEX S.A.S. tiene la total y absoluta autonomía para desistir de la aplicación del esquema de certificación, explicando detalladamente al solicitante acerca del incumplimiento presentado.
 Es deber de todo solicitante diligenciar personalmente (Aunque se pueden presentar casos en los que sea requerida algún tipo de ayuda por parte del personal interno del organismo) el formato: Solicitud de Certificación con todos sus datos personales y condiciones específicas de experiencia y demás información relevante para el acceso a la certificación. Este documento es privado y se considera como una auto-declaración juramentada y será utilizado como tal para efectos jurídicos y legales.
 Es deber de todo candidato cumplir con las disposiciones que AIEX S.A.S. ha establecido para salvaguardar el principio de imparcialidad y tomar las medidas correspondientes para evitar casos de conflicto de interés, soborno u otra actividad inaceptable para la aplicación del esquema de certificación.
 El candidato no debe aplicar las pruebas bajo el efecto de sustancias alucinógenas, bebidas embriagantes y demás, que puedan afectar su desempeño en las evaluaciones.
 El idioma en que se aplicará la totalidad del esquema de certificación es el ESPAÑOL, si alguna persona solicitante no domina el idioma podrá aplicarlo siempre y cuando cuente con el apoyo de un traductor el cual deberá cumplir con las condiciones de operación definidas tanto por el organismo como por los documentos normativos.
 Las personas certificadas deberán cumplir con las disposiciones establecidas para el uso del certificado entregado los cuales estarán disponibles para su consulta en los registros y documentos publicados:
 Toda persona certificada deberá informar de cualquier cambio en su Condición Física durante la validez del Certificado, con el fin de evaluar si se puede poner en riesgo su Competencia Certificada. De requerirse, pueden programarse nuevos exámenes.
 En caso de ser suspendida o retirada la certificación, la persona debe comprometerse a no seguir empleando copias o declaraciones relacionadas con su certificación.
 Toda persona certificada debe guardar absoluta reserva respecto a la metodología y los procedimientos utilizados por el Organismo para el proceso de certificación.
 Toda persona certificada se compromete a NO realizar por cuenta propia copias o duplicados del Certificado otorgado por el Organismo.
 Las personas certificadas deberán cumplir con las disposiciones establecidas para el uso del certificado entregado los cuales estarán disponibles para su consulta en los registros y documentos publicados.
 La persona certificada se compromete a utilizar el certificado y realizar las operaciones de acuerdo a las instrucciones que el organismo proporcione, obligándose a subsanar al organismo certificador por todo daño que cause a la integridad del servicio y los perjuicios que pueda causar por mal uso del mismo.
 La persona certificada debe utilizar el certificado de forma personal, asumiendo total y exclusiva responsabilidad por toda actividad que pudieran realizar personas o estamentos no habilitados por el organismo con el certificado otorgado. En esta hipótesis el organismo, quedará exonerado de toda responsabilidad y quedará autorizado para emprender las acciones legales pertinentes.
 La persona certificada no debe utilizar el certificado de forma engañosa o fraudulenta y para otro tipo de diligencia o actividad fuera del alcance especificado en el documento entregado.  La persona certificada no debe alterar de ninguna manera o medio escrito, digital, electrónico y demás formas de reproducción el certificado otorgado.
 La persona certificada no deberá usar el certificado de modo que desprestigie a el organismo
 La persona certificada no debe realizar ninguna declaración que se pueda considerar engañosa o no autorizada respecto al esquema de certificación.
 La persona certificada no deberá modificar o alterar por ningún medio magnético, escrito, electrónico ni manual los resultados obtenidos en cada una de las evaluaciones ni las condiciones, limitaciones, restricciones, ni vigencia en tiempo del uso del certificado.
 Cuando sea retirada o suspendida la certificación, la persona objeto de la misma deberá dejar de hacer declaraciones relativas a la certificación, que contenga cualquier referencia a el organismo o a la certificación misma, y devolver todos los certificados que le hayan sido entregados.
 En caso de ser suspendida o retirada la certificación se compromete a no seguir empleando copias o declaración alguna relacionada con la certificación.