REGLAS DEL SERVICIO DE CERTIFICACIÓN

Dueño del proceso: Asistente administrativo(a)

Toda la información previa que deben conocer los solicitantes se encuentra publicada, cada persona deberá acceder a la misma para documentarse sobre los lineamientos y condiciones generales del proceso de certificación.

Lista de verificación con la información que deberá publicar el organismo sin solicitud previa:

Una vez la persona se ha documentado de los lineamientos generales y condiciones del servicio y si decide acceder al servicio, se dará a través del medio más eficaz (Verbal, telefónico, electrónico, digital, entre otros) la información del proceso de certificación, documentación necesaria para iniciar y demás elementos del esquema de acuerdo con el siguiente orden:

1. Informar sobre las condiciones y aspectos generales del proceso con la entrega/suministro de los documentos: Descripción General del Proceso de Certificación y Reglas del Servicio de Certificación.
2. Si el solicitante está de acuerdo con las condiciones del servicio, debe presentar copia de su documento de identidad y registrar TODA su información personal y relacionada con el alcance de la certificación deseada en el formato Solicitud de Certificación.
3. Confirmación de la identidad del solicitante mediante confrontación de la fotografía y verificación del diligenciamiento completo del formulario de solicitud.
4. En caso de solicitudes presentadas por personas naturales, se realiza la emisión de la factura de venta y se efectúa su respectivo cobro. En caso de ser solicitantes provenientes de empresas con las cuales se hayan firmado Contratos, se debe confirmar la identificación y procedencia.
5. Se informa al candidato acerca de la metodología utilizada para programar y desarrollar los Exámenes, así como el Código de Conducta que deberá aplicar durante todo el proceso de aplicación del esquema.

Una vez diligenciada la solicitud, se verifica el cumplimiento de los prerrequisitos del esquema de certificación, la documentación suministrada por el solicitante y la posibilidad de la prestación del servicio por parte del organismo, en caso que, por razones logísticas, de infraestructura, limitaciones en el idioma, fuerza mayor o cualquier otra razón justa se imposibilite la prestación del servicio se deberá notificar inmediatamente al solicitante las causales de esta situación, estas deberán ser aceptadas por la persona dejando constancia en el formato de Solicitud.

NOTA: Para asegurar el principio de igualdad, NO se negará el acceso al proceso de certificación a los solicitantes por razones que no tengan que ver exclusivamente con el cumplimiento de los prerrequisitos del esquema, por ejemplo: Condiciones socioeconómicas, raza, religión, ideologías políticas, genero, etc. Lo anterior documentado en la POLÍTICA DE IGUALDAD, la cual se encuentra anunciada a la vista de todo el público.

Si el solicitante cumple con los prerrequisitos del esquema y el organismo está en condiciones de prestar el servicio, se genera un expediente nuevo y se asigna un número consecutivo de Inscripción para tipificarlo dentro del sistema con el cual inicia el proceso de certificación.

Cumplidas estas etapas junto con el registro, facturación y cobro del valor del servicio. Se debe realizar la programación de la etapa de Determinación (Evaluación), la cual no podrá sobrepasar los tres (3) días hábiles una vez hecha la inscripción, se informará al solicitante la fecha y hora en que deberá presentarse así como los aspectos generales que debe tener en cuenta, además, se le indicará el procedimiento para que apropie los documentos necesarios que debe conocer previo a la aplicación de exámenes, tales como: Guías de competencia, Criterios para la certificación inicial de la certificación, Procedimiento de quejas y apelaciones, Esquema de certificación, Derechos y deberes, Duración del examen y demás información importante, la cual en todo caso deberá ser consultada por el solicitante en la página web del organismo.

Despedir al solicitante con una frase amable.

Notificar inmediatamente a los dueños de proceso acerca del agendamiento (Fecha y Hora) de las actividades de evaluación, esto para que se organice la agenda de Examinadores/Supervisores, Dirección técnica y Representante legal. En caso de recibir respuesta de indisponibilidad por parte de algún participe del proceso deberá realizar los ajustes necesarios para que no se vea afectada la programación designando a otro examinador o supervisor encargado.

Alistar los expedientes con toda la documentación y registros necesarios para ser entregados al Examinador/Supervisor designado para el proceso de evaluación.