Se deben cumplir las pautas definidas en el enfoque funcional de cada esquema, aplicando cada etapa del proceso de certificación tal y como se describe en este documento. Las actuaciones de los dueños de proceso estarán monitoreadas y verificadas por parte del organismo con el fin de que se asegure un proceso imparcial, justo y equitativo.

Todo solicitante deberá conocer, con antelación y sin solicitud previa la información y mecanismos a utilizar para evaluar sus competencias, así como las directrices en materia de imparcialidad que debe cumplir durante el proceso. Los criterios frente a los que se evalúan los requisitos de conformidad serán definidos por el Organismo a través de cada esquema. Si se requiere una explicación sobre la aplicación del proceso, dicha explicación será dada a conocer en cada fase del Enfoque Funcional por el responsable designado por el organismo para su gestión.

Está prohibido el uso de ayudas extras no permitidas que puedan afectar el normal desarrollo de la aplicación del esquema de certificación en todas sus fases y no se permite falsificar información que pueda alterar los resultados de los exámenes practicados.

El candidato podrá, cuando lo considere oportuno, y sin necesidad de expresar causa alguna, acceder a la información de los resultados obtenidos en cada una de las evaluaciones, para tal efecto deberá seguir los procedimientos que el organismo determine para efectuar la consulta.

Las demás disposiciones del servicio serán publicadas por cualquier medio informativo valido y suministradas oportunamente para dar mayor claridad respecto a comportamientos, actividades y demás elementos que componen el proceso de certificación.

CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LOS EXÁMENES.

Para la presentación de exámenes se debe tener en cuenta que el entorno deberá cumplir con las siguientes condiciones:

Para la comprobación de las condiciones del entorno de examen se utilizará un aparato de medición adecuado. De lo anterior, el examinador o supervisor delegado dejará registro en el formato CONDICIONES DE EXAMEN Y ASISTENCIA DE CANDIDATOS.

SEGURIDAD DE LOS MATERIALES DE EXAMEN.

Para garantizar que los recursos utilizados en la aplicación del esquema se resguarden de forma que no se ponga en riesgo la seguridad de los materiales, el organismo ha determinado las siguientes directrices:

• Ubicación de los materiales: Todo documento, registro, procedimiento y/o evidencia generados en el proceso de certificación, se almacenará en el cuarto de archivo central en carpetas identificadas con el nombre y año que corresponda. El archivo debe permanecer bajo llave y únicamente tendrán acceso las personas autorizadas por la alta dirección.
• La naturaleza de los materiales: Cuando la información del proceso se almacene en forma digital, esta será guardada en un servidor con clave de acceso y permisos de accesibilidad únicamente para Coordinador de mantenimiento, Asistente administrativo(a) y Director técnico.
• Los registros en físico (papel) deberán ser almacenados bajo llave en el cuarto de archivo central del organismo al cual únicamente tendrán acceso el Director técnico y el Coordinador de calidad.
• Los registros digitales deberán ser almacenados en el servidor del organismo identificados con el numero del documento de identidad de la persona que asistió al proceso de evaluación bien sea de manera presencial o mediante el uso de tecnologías de información y comunicaciones.
• Las baterías de ensayo y demás información resultante de la revisión y validación del esquema de certificación y reafirmación de los exámenes serán almacenados en el servidor del organismo para acceder a ellos se requerirá de clave (contraseña) y únicamente podrán acceder el Director técnico y el Coordinador de calidad.
• Las etapas del proceso del examen: Toda batería de preguntas, instrumento de evaluación, esquemas de certificación y demás documentos emanados del proceso de Diseño y Desarrollo del sistema de gestión serán almacenados en el servidor de AIEX, a este únicamente tendrá acceso el Coordinador de calidad, Director técnico y el Gerente general, cada uno con contraseña.
• Cada persona que acceda al proceso de certificación tendrá un EXPEDIENTE ÚNICO de identificación dentro de la plataforma digital y en el archivo del organismo, por lo que es responsabilidad del área de mantenimiento y tecnología, mantener al día las copias de seguridad de la información las cuales serán extraídas a intervalos planificados: Dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes. Estas se almacenarán en discos ópticos No Modificables identificados con el mes y año de gestión, con el fin de tener la salvaguarda de la documentación resultante del proceso para efectos de trazabilidad y recuperabilidad.
• Una vez extraída la información, la persona entregará el disco a la gerencia general, donde el representante legal del organismo dispondrá de un sitio seguro para su custodia.
• Las amenazas resultantes del uso repetido de los materiales del examen: El organismo ha diseñado para cada alcance, baterías con las mismas características en cuanto a su estructura pero con diferentes ítems de evaluación (Preguntas), La plataforma digital utilizada deberá permitir la parametrización de las pruebas de tal manera que se aleatoricen las preguntas para cada candidato de forma individual, esto reduce el riesgo de copia, además el software no permite sustraer información de los exámenes por ninguna vía.

Las tentativas de fraude se evitan de la siguiente manera:

• Exigiendo la firma del formato de Solicitud de certificación o aceptación de las condiciones de registro si el proceso es asistido mediante TIC, en el cual se establecen las cláusulas en relación con el compromiso de NO divulgar materiales de examen confidenciales ni tomar parte de prácticas fraudulentas de examen.
• Exigiendo la presencia de un Examinador y/o Supervisor a las actividades de examen para que se encargue de vigilar las actuaciones de los candidatos y reportar cualquier anomalía detectada en el transcurso del proceso de evaluación. Esto se deberá asegurar tanto para la modalidad presencial como para las asistidas mediante el uso de TIC.
• Confirmando la identidad del candidato a través de la solicitud del documento de identidad original, esta actividad la realiza el Examinador / Supervisor previo a la aplicación de los exámenes.

Se estipula que para la aplicación de los exámenes presenciales y asistidos mediante uso de TIC:

• No se podrá utilizar ninguna herramienta tecnológica adicional durante el proceso de evaluación: Teléfono celular, tabletas, laptop, etc. A menos que la naturaleza del esquema lo solicite para actividades específicas.
• El acceso desde el ordenador será únicamente a la plataforma virtual de evaluación, se restringe acceso a la Internet y otras páginas que no sean para la aplicación de los exámenes.
• No se permite hacer ni recibir llamadas durante la aplicación de los exámenes.
• La plataforma digital deberá aleatorizar las preguntas en cada una de las fases del proceso de evaluación con el fin de evitar la copia entre candidatos durante el proceso.
• La plataforma deberá emanar los resultados de forma automática de acuerdo con la parametrización realizada desde el área de mantenimiento y tecnología, los examinadores accederán a la calificación para verificar el correcto funcionamiento del sistema operativo y emanar los conceptos pertinentes que les correspondan de acuerdo con lo determinado por el esquema utilizando las herramientas diseñadas para tal efecto. Estas apreciaciones serán sujetas a verificación por parte del Certificador, para dar mayor transparencia al proceso y así evitar indicios de fraude.

PROCESOS DE CERTIFICACIÓN MEDIANTE USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES (TIC).

• Se controla el proceso de evaluación mediante la conexión permanente entre el examinador y los candidatos al proceso con uso de plataformas de interacción directa por medio de videollamada.

• El candidato deberá compartir pantalla durante todo el proceso de evaluación para que el examinador tenga control de lo que está realizando la persona dentro de la plataforma de evaluación.

• No se permite retirarse en ningún momento de la conexión en línea entre el candidato y el examinador.

• Los estímulos de la plataforma serán lineales sin permitir que el candidato se devuelva a una pregunta anterior con esto se asegura que no cambiara respuestas.

• Parametrizar la plataforma de evaluación para que permita determinar si una persona está conectada (en línea) en todo momento y que después de un tiempo de inactividad se salga automáticamente y genere la alerta al examinador/supervisor.

• Se parametrizará la plataforma para que la pregunta realizada se oculte automáticamente y no sea visible en todo momento.

• La plataforma deberá alertar al examinador cuando se hagan capturas de pantalla o identifique que se están utilizando aplicaciones para grabar lo que se está proyectando en pantalla, una vez detectado el malware debe salirse del aplicativo.

• Se implementarán elementos de seguridad (Antivirus, protectores de detección de intrusos, certificado de seguridad y encriptación) para salvaguardar en todo momento la información y bases de datos del instrumento de evaluación.

• Se hará identificación del candidato mediante la confrontación de la fotografía del documento de identificación con la persona en pantalla, consultándole la fecha de expedición.

• El candidato deberá acercar su documento de identidad original a la pantalla para constatar que se trata de la persona.

• Los examinadores serán notificados con anterioridad por cualquier medio de comunicación valido para constatar su presencia en las actividades de supervisión y evaluación de los procesos de certificación.

• El examinador tendrá prohibido ausentarse de la comunicación en línea.

• Parametrizar la plataforma de evaluación para que se aleatoricen las preguntas y respuestas de la batería de evaluación.

• Se llevará el registro del formato ESTADO DE OPERACIONES con la información de los instrumentos de evaluación utilizados por los candidatos en la fase de certificación inicial y se intercambiarán en procesos posteriores para asegurar que no tendrán acceso a las mismas preguntas ya utilizadas. En este formato de identificara la modalidad de presentación de los exámenes (Presencial o asistida mediante TIC).

PROCESO DE EVALUACIÓN.

Dueño del proceso: Examinador y/o Supervisor

Una vez recibida la programación de la fecha y hora para realizar los procesos de evaluación, el Examinador/Supervisor deberá notificar y confirmar su presencia a la actividad, así mismo informará al organismo oportunamente si existe algún conflicto de interés con uno o más candidatos programados para que se tomen las medidas correspondientes de acuerdo con el Procedimiento de Gestión de la Imparcialidad.

El examinador o supervisor designado deberá presentarse con tiempo de anticipación a la hora programada para los procesos de evaluación y así poder verificar el estado de los recursos (Instalaciones, equipos, software, internet, documentación y registros, etc.) que se utilizarán en la actividad, verificar los expedientes y notificar cualquier tipo de contingencia detectada a la Dirección técnica o asistente administrativo(a).

El número máximo de candidatos a supervisar simultáneamente, por un supervisor/examinador, será de quince (15).

Al recibir al(los) candidato(s) designados para la evaluación el supervisor/examinador deberá:

• Saludar y dar la bienvenida con una frase amable.
• Solicitar documento de identidad, con el fin de comprobar que no se presenten errores de asignación o suplantaciones.
• Ubicar a cada Candidato en la Estación de trabajo correspondiente.
• Realizar el proceso de Inducción al proceso de evaluación, en el cual se darán las instrucciones de presentación del examen en cada fase, incluyendo los objetivos, tiempos límites para cada etapa, tipos de preguntas, metodología de evaluación y condiciones de validez de la prueba, referencias normativas, mecanismos para formular inquietudes, entre otros. Se recomienda que la inducción sea realizada usando un lenguaje claro, practico y sencillo.
• Entregar los documentos con las preguntas de cada etapa y hojas de respuestas (en caso de examen manual) o permitir el ingreso de los candidatos al sistema (en caso de examen en plataforma) mediante la asignación de usuario y contraseña a cada uno.
• En caso de que el esquema contemple actividades de observación, entrevista directa, evaluación in situ o cualquier otro método que implique interacción directa entre el candidato y el examinador, se deberá notificar a los candidatos acerca de la logística determinada para no afectar los tiempos del proceso y realizar evaluaciones equitativas y válidas.
• El examen para la verificación de los requisitos de conformidad se aplicará de acuerdo con lo establecido en el esquema de certificación.

PROCESO DEL EXAMEN.

Durante el desarrollo de los exámenes, el supervisor/examinador designado deberá estar muy atento al comportamiento de los candidatos, evitando cualquier intento de fraude o utilización de ayudas o herramientas no autorizadas que puedan afectar la seguridad del proceso.

Para la aplicación de las pruebas, el supervisor/examinador irá indicando en cada momento el orden en que estas se deben realizar y suministrará al candidato la información técnica que le sea imprescindible para su ejecución, teniendo especial cuidado de no inferir en las respuestas ni en el desarrollo normal del examen. El supervisor/examinador en ningún caso anunciará al candidato el paso a realizar, si éste supone una orientación o ayuda para el examen (Inferencia sobre una o más respuestas), únicamente está permitido direccionar a los candidatos en temas de manejo de plataforma, metodologías de evaluación, uso de la documentación y registros, soluciones por fallas en redes (internet) o mal funcionamiento del equipo designado para la evaluación.

El supervisor/examinador procederá a indicar en cada etapa del examen, el paso a paso a seguir tanto en la plataforma para exámenes digitales como en la hoja de respuestas en caso de metodología manual. Una vez el candidato haya terminado con las fases del proceso de examen, el supervisor/examinador deberá solicitarle que diligencie el formato de Encuesta de Satisfacción, recoger los registros diligenciados (Hojas de Respuestas) o confirmará el cierre de las sesiones (en caso de examen en plataforma).

Indicar al candidato tiempos de entrega de resultados, los cuales no deben sobrepasar los ocho (8) días calendario, la manera de notificación de la decisión de certificación y el procedimiento que deben seguir de acuerdo con el INFORME DE EVALUACIÓN y el ACTA DE DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN. Debe, además, indagar acerca de las observaciones sobre el proceso, recibir quejas o reclamos e informar al personal del organismo cualquier novedad presentada en el desarrollo de los exámenes.

Finalizado el proceso y una vez los candidatos se hayan retirado de las instalaciones designadas para la evaluación, el Examinador deberá diligenciar en su totalidad y teniendo en cuenta los criterios definidos en el esquema de certificación, los formatos diseñados para registrar el desempeño de cada uno de los candidatos frente a los requisitos de competencia del esquema, los resultados obtenidos en cada fase del examen y las calificaciones asignadas a cada prueba según la parametrización y cuantificación asignada por etapa y/o criterio, emitir los conceptos de conformidad de acuerdo al resultado y exponer las observaciones pertinentes que deberán ser tenidas en cuenta por parte del Certificador.

En caso de que los exámenes hayan sido ejecutados en plataforma digital, el examinador deberá ingresar a la misma para realizar las valoraciones que le correspondan según la parametrización del esquema en las cuales se requiere de su experticia y competencia para complementar la estimación automática que genera el software y, a partir de estos, generar una puntuación final para determinar el consolidado total obtenido por cada uno de los candidatos. En base a lo anterior, deberá emitir el concepto y recomendación sugerida según el ciclo de la certificación en que se encuentre el candidato. Firmará el informe y entregará los expedientes a la asistente administrativa para su gestión (Los formatos de exámenes serán almacenados en las respectivas carpetas y guardados bajo llave).

Si después de aplicado el proceso de evaluación, se evidencia que un Candidato NO cumple con los requisitos de competencia del esquema, el Examinador deberá diligenciar el INFORME DE NO CONFORMIDAD, registrando los criterios de competencia no demostrados por el candidato y su concepto de Mantener en espera hasta que se haga la presentación de un examen supletorio (En caso de que el esquema lo contemple) para que sea entregado posteriormente al Certificador quien deberá tomar la última decisión en función de las evidencias entregadas.

Cuando se entreguen los expedientes a la asistente administrativa, se procederá a organizar y agrupar los registros físicos/digitales derivados del proceso en uno solo. Cada expediente contendrá TODA la documentación asociada al proceso de certificación, al finalizar cada jornada son entregados al Director Técnico quien los revisará con el fin de verificar que se encuentren completos. Una vez revisados serán entregados al Certificador para desarrollar la etapa de Decisión de Certificación.

DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN.

Dueño del proceso: Certificador(a)

Culminado el proceso de Evaluación en todas sus fases y conformado el expediente de cada candidato, la asistente administrativa los agrupará de acuerdo con los criterios definidos, teniendo en cuenta el consecutivo de las inscripciones, así como el supervisor/examinador asignado a la etapa de evaluación y los entregará al Certificador.

Recibido el expediente, el certificador procederá a revisar de forma imparcial las evidencias generadas del proceso de evaluación para cada candidato y, de acuerdo con los resultados obtenidos y el concepto emanado por el examinador tomará la decisión de certificación, que pueden ser; Otorgar, Mantener, Denegar o Renovar la certificación, según sea el caso.

La responsabilidad y autoridad sobre las decisiones de certificación y revisión del expediente del candidato se delega a la persona(s) delegada(s) por el organismo para esta labor, por lo que deberá tomar decisiones avalando el cumplimiento o incumplimiento de requisitos a través de su firma en el ACTA DE DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN. Todo fallo relativo a la certificación será tomado bajo evidencia objetiva y por ningún motivo esta actividad será subcontratada ni delegada a terceros.

NOTA: La verificación del cumplimiento de los requisitos de competencia, habilidades y experiencia para el cargo de Certificador deberán seguir lo dictaminado en el Procedimiento Talento Humano, en todo caso la persona delegada deberá demostrar la experticia suficiente para tomar decisiones de manera justa y con total conocimiento sobre la categoría de certificación que atestará.

El encargado de la toma de decisión de certificación deberá seguir el siguiente procedimiento:

• Revisión de los expedientes, verificando que cada uno se encuentre completo, que se hayan diligenciado completamente y utilizado las versiones vigentes de cada formato y que los expedientes correspondan al alcance de la certificación según el esquema desarrollado.
• Aseguramiento de la idoneidad del Examinador asignado mediante confirmación de su emancipación en actividades de formación, conflictos de interés o amenazas a la imparcialidad identificadas con los candidatos a certificar.
• Confirmación de las calificaciones obtenidas por parte de los candidatos en cada una de las fases del proceso de examen, verificar el INFORME DE EVALUACIÓN junto con las ponderaciones asignadas a cada fase del proceso y el concepto de conformidad emanado por parte del examinador que realizó la valoración.
• Confirmación del cumplimiento de los requisitos de competencia del esquema de certificación y confrontarlo con las ponderaciones, sumatorias y umbrales obtenidos por cada candidato para demostrar con evidencias objetivas la toma de decisión.

Toma de la Decisión de Certificación

EMISIÓN DEL CERTIFICADO.

Finalizada la etapa de Revisión y Atestación, el Certificador incluirá en los expedientes el ACTA DE DECISIÓN DE CERTIFICACIÓN. En caso de que algún candidato no haya cumplido con los requisitos de certificación también se incluirá el INFORME DE NO CONFORMIDAD para notificar a la persona.

La Asistente Administrativa comprobará las conclusiones del Acta de Decisión, si en el registro se identifica que la conclusión es: Otorgar la certificación, procederá a elaborar e imprimir el respectivo Certificado de Conformidad que será entregado al Representante legal para la firma de aprobación. Si en lugar del certificado se emite un Informe de No conformidad, este también deberá ser revisado y firmado por el Representante Legal en señal de asentimiento sobre la decisión.

El Certificado seguirá las directrices de diseño contempladas en el Anexo I del presente documento.

CARGUE Y ENTREGA DEL CERTIFICADO.

Una vez el certificado ha sido Revisado y Firmado por el representante legal, la asistente administrativa generará un reporte al Coordinador de mantenimiento o persona encargada del software de integración para que se cargue la información del certificado en el website del organismo con el número del certificado, los periodos de vigencia y el alcance.

Una vez impreso, revisado y firmado el Certificado emitido será entregado a la persona certificada o a la empresa a la cual se encuentra vinculada, dependiendo de las condiciones comerciales pactadas.

SUSPENDER, RETIRAR O REDUCIR EL ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN.

La certificación otorgada es susceptible de ser suspendida por parte del organismo, cuando:

• Existen indicios que el cliente ha hecho uso indebido o ilegal del Certificado de conformidad (falsificaciones, alteraciones, copias o duplicados del Certificado).
• Se ha demostrado que en uso de la certificación la persona ha incurrido en conductas que contravienen con los principios éticos de las empresas a las cuales se encuentran vinculados o en su defecto contra la Ley.
• El cliente falla en el cumplimiento de los requisitos Comerciales, incluyendo el incumplimiento en el pago de los servicios de certificación.
• Cuando la persona certificada ha tenido cambios en su Condición Física durante la validez del Certificado, y no informó de dicha condición al organismo con el fin de que se evalúe si se puede poner en riesgo los requisitos de conformidad certificados.
• Cuando existen indicios de que la persona certificada no ha mantenido reserva necesaria con respecto a la metodología y los procedimientos utilizados por el Organismo para el proceso de certificación, y producto de ello se ve vulnerada la imparcialidad para procesos de certificación posteriores realizados a él mismo u otros candidatos.
• Cuando durante la vigencia de la certificación se programen actividades de evaluación para vigilancia o renovación de esta y la persona no acuda a realizarlas de manera oportuna.
• Por solicitud del Cliente bajo análisis de la justificación por parte del Director Técnico.

RENOVACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN.

En caso de que el esquema de certificación desarrollado contemple la necesidad de realizar actividades de evaluación complementarias para determinar que la persona certificada continúa cumpliendo con los requisitos de conformidad derivados de su competencia para el desarrollo del trabajo y las tareas, se deberá realizar la programación de las actividades de evaluación complementaria de acuerdo con las fechas definidas. El delegado por el organismo deberá notificar con por lo menos treinta (30) días de antelación por cualquier medio valido para validar la presencia de las personas al proceso de evaluación de vigilancia y renovación.

La vigencia de la certificación, así como la programación de actividades de evaluación complementaria para vigilancia y renovación estarán sujetas a:

• Las normas de referencia utilizadas para determinar el alcance de la certificación, teniendo en cuenta la fecha de expiración (En caso de tenerla).
• Los cambios identificados en los criterios normativos de referencia.
• Cambios en el esquema de certificación que requieran una evaluación complementaria, los métodos y mecanismos específicos requeridos para verificar que las personas certificadas cumplen los requisitos modificados.
• La no realización de las evaluaciones de seguimiento posteriores a la aprobación de la certificación o de sus renovaciones implica la suspensión automática de la misma, de acuerdo con lo establecido en el numeral 10 de este documento.
• La no realización de las reevaluaciones para la renovación de la certificación implica su vencimiento.